Conceptualización

Conceptos clave

Base de datos: conjunto de informaciones agrupados bajo la misma temática que se almacenan de forma sistemática.

Metadatos: datos cuya función es describir el contenido informativo de otro elemento. Tal es el caso de las palabras clave de los artículos científicos, por ejemplo.

Web 2.0: es un término acuñado por la editorial norteamericana O’Reilly en 2004, que hace referencia a la aparición de aplicaciones en internet que permiten al usuario interactuar con otras personas a través de la red. Se cuentan como aplicaciones Web 2.0 las herramientas de publicación de documentos como los blogs, las redes sociales y los sitios que permiten difundir materiales audiovisuales (e. g. YouTube), entre otras (O’ Reilly, 2005).

1.1. ¿Qué es un gestor bibliográfico?

Un gestor de referencias bibliográficas es una aplicación informática de base de datos que permite buscar y organizar de forma ordenada las fuentes de información en cualquier área (esto es, materiales escritos impresos o digitales, o registros audiovisuales) (Muldrow & Yoder, 2009, p. 168), y exportarlas a manera de listas de referencias y citaciones.

Funciones.

Si bien cada gestor tiene interfaces y características particulares y, según la necesidad, podamos encontrar virtudes o deficiencias en su funcionamiento, todos están diseñados para desarrollar tres funciones básicas: entrada, organización y salida de datos.

Entrada de datos.

La información bibliográfica de las fuentes (i.e. datos como autor, año y lugar de edición) puede incorporarse en los gestores de tres maneras: automática, directa o indirecta.

Automática: el gestor recupera los datos bibliográficos de la fuente consultada con mínima intervención del usuario; basta con hacer clic en el botón que el gestor destine para ello en el navegador web. Desde luego, la primera es la más valorada y utilizada actualmente, aunque en ocasiones sea necesario recurrir a las demás (e. g. un documento impreso que no se encuentra en ninguna base de datos o buscador en línea).

Figura 1. Botones para entrada automática de referencias de los gestores Zotero, Mendeley y Endnote Basic en el navegador Google Chrome

Directa. En los casos en los que no es posible recuperar la información automáticamente, existe la posibilidad de incorporar la información de cada fuente mediante un formulario cuyos campos deben ser completados por el usuario.

Indirecta. Algunas bases de datos y buscadores permiten exportar referencias o listas de ellas en archivos de texto cuyo formato puede ser “leído” por los gestores (llamados archivos RIS, por Research Information Systems, compañía que los inventó).

1.2. Organización de datos

Las interfaces de todos los gestores, aun de los más antiguos, permiten revisar de forma ordenada toda la información recopilada mediante los mismos, de tal forma que sea posible realizar acciones como verificar que la información de todos los registros esté completa; eliminar referencias duplicadas (si las hubiere); añadir datos adicionales o registros nuevos; u organizar conjuntos de referencias en carpetas, entre otras.

Salida de datos

Los gestores pueden integrarse en los programas de procesamiento de texto (e. g. Microsoft Word) para insertar citas y referencias a partir de la información que se ha recopilado con los mismos. Esta función se conoce como write & cite (Cordón García, Alonso Arévalo, Gómez Díaz, & López Lucas, 2010, p. 315). Dichas citaciones podrán adoptar el estilo que se desee, según las necesidades (Chicago, APA, MLA, etc.).

¿Qué caracteriza a un buen gestor?

Dada la gran cantidad de gestores pagos y gratuitos existentes en la actualidad, puede resultar difícil elegir el que mejor se ajuste a nuestras necesidades. Al respecto, Cordón García et al. (2010) proponen una serie de criterios a tener en cuenta para escoger un gestor, que nos permitimos reproducir aquí:

Compatibilidad con las bases de datos comerciales más importantes.
Capacidad para organizar y procesar las referencias bibliográficas obtenidas.
Capacidad para gestionar referencias en los formatos más utilizados (e. g. APA, Vancouver)
Posibilidad de integración con los procesadores de texto más conocidos.
Versatilidad
Capacidad de integrar documentos a texto completo y recursos compartidos. (p. 325).

1.3. Orígenes, surgimiento y consolidación de los gestores

Los primeros gestores bibliográficos, creados como aplicaciones aisladas que se instalaban en los computadores de los usuarios, surgieron a principios de la década de 1980 para atender la necesidad de los investigadores de contar con una base de datos personal de colecciones de documentos impresos. ProCite y Reference Manager, lanzados en 1983 y 1984, fueron los primeros gestores de venta comercial. El segundo, por su parte, nació como una aplicación con un fuerte énfasis en el trabajo en red (i. e. una base de datos alimentada por múltiples usuarios).

En la década de 1990, el hecho de que se extendiera el acceso a bases de datos bibliográficas desde internet hizo que los objetivos y necesidades a satisfacer fuesen distintos: “¿para qué crear una colección de referencias personal, si Pubmed está disponible para ser consultada desde el navegador?” (Norman, 2008; traducción y adaptación propias). Este hecho, sumado a la comercialización masiva de procesadores de texto como Microsoft Word, causó modificaciones en el funcionamiento de los gestores; se les incorporó la capacidad de integrarse con dichos programas para agilizar las labores de citación. Reference Manager y EndNote, gestores desarrollados por la misma compañía (Thomson Reuters), adquirieron popularidad gracias a este hecho.

Entrada la década del 2000, la masificación de internet y el advenimiento de la Web 2.0 propiciaron la aparición de nuevos gestores, tanto comerciales como gratuitos, que aprovechan estas tecnologías para nuevos gestores varios de ellos gratuitos que aprovecharon las ventajas de la red para ofrecer servicios nuevos, tales como compartir las bases de datos con otros usuarios, capturar fuentes directamente desde las ventanas de navegadores e insertar metadatos en las referencias (Muldrow & Yoder, 2009, p.168). Numerosas aplicaciones como Zotero y Mendeley, sustentadas en sus funcionalidades sociales, ganaron un espacio que se hizo cada vez mayor. Los gestores más antiguos, por su parte, debieron adaptarse a estos cambios; mientras que algunos desaparecieron de forma paulatina (como Reference Manager, que salió del mercado en 2015), otros optaron por integrarse a la web mediante funcionalidades o aplicaciones nuevas —tal es el caso de Endnote Web (hoy llamado Endnote Basic) y Refworks, situación que continúa hasta hoy.

1.4. Beneficios del uso de gestores

En concordancia sus funciones básicas, los gestores modernos pueden reportar beneficios en tres frentes de trabajo: la búsqueda de información; la gestión de las fuentes; y la visibilidad del conocimiento producido.

Búsqueda de información

Hacen posible acopiar información referida exclusivamente a necesidades o intereses del usuario, con lo cual se reducen los tiempos de búsqueda y se obtienen resultados más precisos y relevantes.
Algunos gestores, además de recopilar la referencia, guardan copias de los documentos consultados en su base de datos (alojada en el equipo de cómputo del usuario); esto permite acceder a ellos de forma eficiente, sin preocuparse por recordar el lugar en el que se almacenarán.
Abren la posibilidad de integrar fuentes que antaño no habrían tenido la misma relevancia que los artículos científicos, tales como repositorios de contenidos y blogs.

Gestión de fuentes

Al encontrarse en una colección personal, es posible modificar los metadatos de las referencias para que reflejen necesidades particulares; por ejemplo, añadir palabras clave específicas y hacer anotaciones. Además de optimizar la colección, esto puede permitir que otras personas interesadas en la misma temática accedan con más facilidad a los contenidos.
Permiten que grupos de personas trabajen sobre colecciones comunes desde lugares distantes, lo cual puede ser beneficioso para el desarrollo de proyectos de investigación colectivos.

Visibilidad del conocimiento

Liberan tiempo de las labores de citación y referenciación que puede asignarse en tareas relacionadas con la escritura, mucho más importantes para la calidad global de los escritos.
Ayudan a evitar situaciones de plagio, en tanto se asegura que las fuentes (cuando menos aquellas que se han recopilado con el gestor) serán citadas de forma adecuada.
Además de hacer posible que el usuario comparta sus propios escritos, algunos gestores permiten extraer estadísticas básicas sobre los mismos: con qué frecuencia se leen y se descargan los textos

1.5. ¿Quiénes son usuarios de los gestores?

El uso de gestores bibliográficos puede beneficiar a personas con perfiles y necesidades diversos, más allá de solo aquellas que emprenden proyectos de investigación. He aquí una descripción esquemática de sus perfiles y las labores que pueden realizar.

Investigadores o auxiliares de investigación

Gestionar las fuentes que utilizarán como soporte para el desarrollo de sus proyectos individuales o colectivos.
Componer las citaciones y las listas de referencias de sus escritos de forma ágil y eficiente.
Cumplir con facilidad los requisitos de publicación de las revistas en lo que respecta a estilos de citación

Estudiantes universitarios

Crear colecciones de referencias con base en sus intereses académicos.
Citar de forma adecuada las fuentes que utilicen en sus trabajos escritos

Profesores universitarios

Organizar la bibliografía que emplearán en sus cursos.
Crear listas de referencias que puedan nutrirse con los aportes de sus estudiantes

Bibliotecas

Establecer servicios de información respecto de la disponibilidad de recursos bibliográficos específicos (mediante la creación de colecciones propias en los gestores).
Educar a sus usuarios respecto de la citación y referenciación de fuentes en trabajos escritos