1. Planificación adecuada
Identificar con precisión la necesidad real de la institución.
Alinear la contratación con el Plan Anual de Contratación (PAC) y los objetivos estratégicos de la entidad.
Evitar compras innecesarias o duplicadas.
2. Estudio de mercado sólido
Analizar la oferta disponible en el mercado (precios, proveedores, innovaciones).
Comparar no solo precios, sino también calidad, condiciones de garantía y tiempos de entrega.
Identificar riesgos de dependencia de un solo proveedor
3. Presupuesto referencial
Basado en datos de mercado actualizados.
Debe servir como referencia, no como un techo rígido que distorsione la competencia.
Incluir costos de ciclo de vida (mantenimiento, operación, disposición final).
4. Especificaciones Técnicas / Términos de Referencia con enfoque en resultados
Evitar especificaciones demasiado prescriptivas (que limiten la competencia).
Formular requerimientos basados en desempeño o resultados esperados.
Permitir propuestas innovadoras de los proveedores.
5. Selección del procedimiento de contratación correcto
Elegir el procedimiento que mejor fomente la competencia y garantice transparencia (licitación, subasta, cotización, etc.).
Justificar la elección conforme a normativa.
6. Criterios de evaluación equilibrados
No basarse únicamente en el precio más bajo.
Incorporar factores de calidad, sostenibilidad, experiencia y capacidad técnica.
Definir criterios objetivos, medibles y verificables.
7. Gestión de riesgos y sostenibilidad
Identificar posibles riesgos financieros, técnicos y jurídicos.
Incluir cláusulas contractuales que promuevan responsabilidad ambiental, social y de innovación.
8. Transparencia y control
Publicar información clara en el portal del SERCOP.
Asegurar trazabilidad de cada decisión y evitar discrecionalidad.
9. Seguimiento y evaluación del contrato
Monitorear cumplimiento de plazos, calidad y costos durante la ejecución.
Evaluar el desempeño del proveedor al finalizar, generando lecciones aprendidas para futuras contrataciones.